Cómo enviar tu primera factura en Klaq

Tu primera factura debe dejar claras tres cosas: qué trabajo hiciste, cuánto debe el cliente y cuándo vence el pago. En Klaq puedes preparar esos detalles en un borrador antes de emitir el documento.

Resumen

• Selecciona el espacio de trabajo y el cliente correctos.
• Añade el trabajo, las cantidades, los precios, la moneda y las fechas.
• Revisa el borrador antes de finalizarlo.
• Descarga el PDF o pon explícitamente el correo de la factura en la cola de envío.
• Registra los pagos cuando lleguen.

Empieza por el cliente

Abre Invoice y selecciona el cliente al que vas a facturar. Klaq utiliza un directorio compartido entre CRM, Tracker e Invoice: comprueba si la persona o empresa ya existe antes de crear otro registro.

Confirma el nombre fiscal, el correo y la dirección. Un nombre comercial parecido no demuestra que hayas elegido al cliente correcto. Haz esta comprobación antes de finalizar, porque la factura emitida conserva una copia de esos datos.

Describe el trabajo de forma reconocible

Relaciona cada línea con una entrega acordada. «Diseño de la página de inicio, entrega final» resulta más útil que «Trabajo de diseño». Introduce la cantidad y el precio; después revisa la moneda, el total, los descuentos y los impuestos configurados.

Selecciona las fechas de emisión y vencimiento. El vencimiento no puede ser anterior a la emisión. Incluye las instrucciones de pago y el contexto necesario en el documento.

Revisa y finaliza

Un borrador normal puede editarse antes de finalizar. Al finalizar se asigna el número y se guardan datos del cliente e importes emitidos. Editar el cliente después no los sustituye. Los usuarios autorizados pueden cambiar estilo y notas de facturas finalizadas, y Classic usa el color de marca actual. Guarda el PDF que envíes como referencia.

Revisa juntos el cliente, las descripciones, el total, las fechas y las instrucciones de pago. Si importaste tiempo registrado, revisa también las entradas seleccionadas antes de crear el borrador.

Comparte la factura y mantén el registro actualizado

Descarga el PDF y compártelo mediante tu canal habitual. Klaq también puede poner el correo de la factura en cola si el servicio de envío está configurado. La cola y la aceptación del proveedor no demuestran que el cliente haya abierto el mensaje.

Cuando llegue un pago, regístralo en la factura. Un pago parcial deja pendiente el importe restante.

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar un PDF emitido editando el cliente?

No. Los documentos emitidos conservan sus datos originales. Actualiza el cliente para documentos futuros y utiliza las acciones disponibles para la factura existente.

¿Guardar un borrador envía un correo?

No. Preparar el borrador, finalizarlo y poner el correo en cola son acciones independientes.

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