So sendest du deine erste Rechnung in Klaq

Deine erste Rechnung sollte drei Dinge deutlich machen: welche Arbeit du geleistet hast, was der Kunde schuldet und wann die Zahlung fällig ist. In Klaq kannst du diese Angaben als Entwurf vorbereiten, bevor du das ausgestellte Dokument erstellst.

Das Wichtigste in Kürze

• Wähle den richtigen Arbeitsbereich und Kunden.
• Ergänze Leistungen, Mengen, Preise, Währung und Daten.
• Prüfe den Entwurf vor der Finalisierung.
• Lade das PDF herunter oder fordere den Versand einer Rechnungs-E-Mail ausdrücklich an.
• Erfasse Zahlungen, sobald sie eingehen.

Mit dem Kunden beginnen

Öffne Invoice und wähle den Rechnungskunden. Klaq verwendet ein gemeinsames Kundenverzeichnis für CRM, Tracker und Invoice. Prüfe deshalb, ob die Person oder das Unternehmen bereits existiert, bevor du einen weiteren Datensatz anlegst.

Bestätige Rechnungsname, E-Mail-Adresse und Anschrift. Ein ähnlicher Unternehmensname allein genügt nicht, um den richtigen Kunden sicher zu erkennen. Prüfe dies vor der Finalisierung, denn die ausgestellte Rechnung speichert eine Momentaufnahme dieser Angaben.

Die Leistung erkennbar beschreiben

Verknüpfe jede Positionsbeschreibung mit einer vereinbarten Leistung. „Homepage-Design, finale Lieferung“ ist hilfreicher als „Designarbeit“. Gib Menge und Preis ein und prüfe anschließend Währung und Gesamtbetrag. Gleiche konfigurierte Rabatte und Steuerbeträge mit den Angaben ab, die du ausstellen möchtest.

Wähle Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum. Das Fälligkeitsdatum darf nicht vor dem Ausstellungsdatum liegen. Halte Zahlungshinweise und hilfreichen Kontext im Dokument fest, statt alles in einer separaten Nachricht erklären zu müssen.

Erst prüfen, dann finalisieren

Ein gewöhnlicher Entwurf kann vor der Finalisierung bearbeitet werden. Die Finalisierung vergibt die Dokumentnummer und speichert das ausgestellte PDF samt Dokumentdaten. Spätere Änderungen am Kunden oder Arbeitsbereich schreiben dieses PDF nicht um.

Die Finalisierung ist deshalb ein sinnvoller Prüfpunkt. Kontrolliere Kunde, Beschreibungen, Gesamtbetrag, Daten und Zahlungshinweise gemeinsam. Wenn du erfasste Arbeitszeit importierst, prüfe auch die ausgewählten Einträge vor dem Erstellen des Entwurfs.

Rechnung teilen und Aufzeichnungen aktuell halten

Du kannst das PDF herunterladen und über deine übliche Kundenkommunikation teilen. Ist ein Versanddienst eingerichtet, kann Klaq auch eine Rechnungs-E-Mail in die Warteschlange stellen. Weder das Einreihen noch die Annahme durch den Anbieter belegt, dass ein Kunde die Nachricht geöffnet hat.

Erfasse eine eingegangene Zahlung an der Rechnung. Bei einer Teilzahlung bleibt der Restbetrag offen.

Häufige Fragen

Kann ich ein ausgestelltes PDF ändern, indem ich den Kunden bearbeite?

Nein. Ausgestellte Dokumente behalten ihre ursprünglichen Angaben. Aktualisiere den Kunden für zukünftige Dokumente und nutze für die bestehende Rechnung die verfügbaren Dokumentaktionen.

Sendet das Speichern eines Entwurfs eine E-Mail?

Nein. Entwurfsvorbereitung, Finalisierung und das Anfordern des E-Mail-Versands sind getrennte Aktionen.

Entdecke Klaq Invoice oder lies weiter über Rechnungs- und Zahlungsstatus.