Genehmigte, abrechenbare Arbeitszeit in einen Rechnungsentwurf übernehmen
Prüfe abgeschlossene Arbeitszeit, genehmige geeignete Einträge und übernimm sie mit Pro einmalig in einen nachvollziehbaren Rechnungsentwurf.
Eine Stundenliste wird zu einer nachvollziehbaren Rechnung, wenn jede berechnete Position auf die zugehörige Arbeit zurückgeführt werden kann. Der Ablauf von Tracker zu Invoice in Klaq erhält diese Verbindung, während du das Dokument vor der Ausstellung prüfst.
Das Wichtigste in Kürze
Für diesen Import brauchst du Pro sowie die Rolle Inhaber oder Administrator. Wähle abgeschlossene, abrechenbare und genehmigte Einträge, die noch nicht reserviert oder abgerechnet wurden. Prüfe Kunde und Währung, erstelle den Entwurf und kontrolliere und finalisiere ihn anschließend in einem eigenen Schritt.
Einträge vor der Freigabe prüfen
Kontrolliere Projekt, Aufgabe, Beschreibung, Datum, Dauer und Abrechenbarkeit. Ein laufender Timer ist kein abgeschlossener Eintrag. Ein noch nicht genehmigter Eintrag ist für diesen Import nicht bereit.
Nimm Korrekturen vor, solange der Eintrag bearbeitet werden kann. Eine Freigabe verändert die verfügbaren normalen Bearbeitungsaktionen. Sie sollte deshalb eine tatsächliche Prüfung bestätigen und keine Abkürzung für unvollständige Aufzeichnungen sein.
Kunde und Währung abgleichen
Wähle den Kunden, dem du die Rechnung stellst. Ist einem ausgewählten Projekt ein Kunde zugeordnet, muss dieser mit dem Rechnungskunden übereinstimmen.
Auch die Rechnungswährung muss zu den ausgewählten Projekten passen. Klaq rechnet Arbeitszeit aus einem Projekt nicht stillschweigend in eine Rechnung mit anderer Währung um.
Gib für jeden importierten Eintrag den Stundensatz der Rechnungsposition an. Die Menge der Position ergibt sich aus der ausgewählten erfassten Zeit.
Rundungsregeln kontrollieren
Arbeitsbereiche im Tarif Free verwenden die exakte Zeit. Pro unterstützt eine konfigurierte Rundung für die entsprechenden Berichts- und Rechnungsberechnungen.
Die Rundung verändert die gespeicherten Start- und Endzeitpunkte nicht. Prüfe vor dem Erstellen des Entwurfs die tatsächlich verwendete Menge und den Satz, besonders wenn im Arbeitsbereich ein Rundungsintervall eingerichtet ist. Ein Eintrag, der auf null gerundet wird, lässt sich nicht einfach als normale importierte Abrechnungsposition aufnehmen.
Die Reservierung verstehen
Beim Erstellen des Entwurfs werden die ausgewählten Einträge reserviert. So können sie nicht in einem weiteren Entwurf erneut abgerechnet werden. Importierte Entwürfe sind gegen Änderungen gesperrt, damit diese Verbindung nachvollziehbar bleibt.
War die Auswahl falsch, lösche den Entwurf über den vorgesehenen Ablauf. Dadurch werden seine Reservierungen freigegeben und du kannst den korrekten Import vorbereiten. Ausgestellte oder für ungültig erklärte Dokumente behalten ihre Zeitzuordnungen. Eine Ungültigerklärung macht dieselben Stunden nicht erneut abrechenbar.
Erst finalisieren, wenn das Dokument bereit ist
Der Import erstellt einen Entwurf. Er stellt keine Rechnung aus, sendet keine E-Mail und zieht keine Zahlung ein. Prüfe Kunde, Währung, Daten, Beschreibungen, Mengen, Sätze und Gesamtbetrag, bevor du die Rechnung finalisierst.
Häufige Fragen
Warum fehlt ein Eintrag in der verfügbaren genehmigten Zeit?
Prüfe, ob er abgeschlossen, abrechenbar und genehmigt ist und noch keinem Entwurf oder ausgestellten Dokument zugeordnet wurde.
Kann ein normales Mitglied Zeit genehmigen und die Rechnung erstellen?
Dieser finanzielle Prüfungsablauf ist Inhabern und Administratoren vorbehalten.
Prüfe vor dem Import manuelle Zeitkorrekturen und nutze anschließend die Checkliste für deine erste Rechnung.