Vom Angebot zur Rechnung: vereinbarte Leistungen nachvollziehbar halten
Erstelle ein Angebot mit einzelnen Positionen und wandle es in eine Rechnung um, ohne die Dokumentkonvertierung mit einer Kundenzustimmung gleichzusetzen.
Ein Angebot beschreibt die vorgeschlagene Leistung und ihren Preis. Eine Rechnung hält fest, welchen Betrag du vom Kunden verlangst. Wenn du diese Unterscheidung klar hältst, lässt sich die Übergabe vom Verkaufsgespräch zur Abrechnung leichter nachvollziehen.
Das Wichtigste in Kürze
Erstelle ein Angebot mit verständlichen Positionen, besprich es über deine übliche Kommunikation mit dem Kunden und nutze die Konvertierungsaktion von Klaq, sobald die Rechnung erstellt werden soll. Prüfe die entstandene Rechnung vor der Finalisierung.
Die vorgeschlagene Arbeit beschreiben
Wähle den Kunden und beschreibe jede Leistung. Gib die Mengen und Preise an, die den vorgeschlagenen Gesamtbetrag erklären. Nutze das Gültigkeitsdatum des Angebots, um seinen zeitlichen Rahmen deutlich zu machen.
Ein Website-Auftrag kann beispielsweise separate Positionen für Anforderungsanalyse, Design und Umsetzung enthalten. Über solche Positionen lässt sich eine Änderung leichter besprechen als über einen einzigen unkommentierten Projektbetrag.
Halte Ausschlüsse und Annahmen in deinen Notizen oder der begleitenden Kommunikation sichtbar fest. Ein aufgeschlüsseltes Angebot unterstützt das Gespräch, ersetzt aber keine Vereinbarung, die dein Unternehmen benötigt.
Vor der Ausstellung des Angebots prüfen
Kontrolliere Kundendaten, Währung, Daten und Positionssummen. Bei der Finalisierung werden die ausgestellten Angebotsdaten und das PDF gespeichert. Spätere Änderungen im Kundenverzeichnis verändern das ursprüngliche ausgestellte Dokument nicht.
Teile das Dokument und bestätige den nächsten Schritt mit dem Kunden. Die Angebotskonvertierung in Klaq ist weder eine elektronische Unterschrift noch ein Kundenportal zur Annahme. Eine daraus entstandene Rechnung belegt keine unterzeichnete Vereinbarung.
Die Rechnung zum passenden Abrechnungszeitpunkt erstellen
Nutze die Konvertierungsaktion, um aus dem Angebot eine Rechnung zu erstellen. Prüfe das Ergebnis anschließend als Rechnung: die berechneten Leistungen, Rechnungsdaten, Zahlungsfristen und Kundendaten.
Klaq verhindert, dass dieselbe Konvertierungsaktion wiederholt Rechnungen erzeugt. Sieht ein Ergebnis unerwartet aus, prüfe das verknüpfte Dokument, statt das Angebot wiederholt zu konvertieren.
Spätere Änderungen verständlich halten
Besprich Änderungen am Leistungsumfang, bevor du sie abrechnest. Halte den Unterschied in deinen Arbeitsaufzeichnungen und der Kundenkommunikation fest. Gehe nicht davon aus, dass ein früheres Angebot zusätzliche Arbeit stillschweigend abdeckt.
Dasselbe gilt, wenn der endgültige Betrag vom Angebot abweicht. Der Kunde sollte den Grund anhand deiner Beschreibungen und des Gesprächs verstehen können.
Häufige Fragen
Wird die Rechnung bei der Konvertierung automatisch versendet?
Dokumentkonvertierung und E-Mail-Versand sind getrennte Schritte. Prüfe die erstellte Rechnung und teile sie ausdrücklich oder stelle ihren Versand in die Warteschlange, sobald sie bereit ist.
Ist das Angebot eine Vertragsfunktion?
Klaq verwaltet Angebote und Rechnungen. Dieser Ablauf umfasst keine Vertragserstellung, Unterzeichnung oder Nachverfolgung einer Annahme.
Entdecke Invoice und nutze vor der Finalisierung die Checkliste für deine erste Rechnung.