Rechnungen zum Projektabschluss prüfen: eine Checkliste
Prüfe ausgestellte Dokumente, Restbeträge, Teilzahlungen und Kundendaten, bevor du einen Kundenauftrag abschließt.
Ein Projekt kann fertig sein, während bei der Abrechnung noch etwas offen ist. Prüfe vor dem Abschluss Dokumente und Transaktionen gemeinsam, damit ein gespeicherter Entwurf oder eine erfasste Zahlung nicht mit einer vollständig abgeschlossenen Abrechnung verwechselt wird.
Das Wichtigste in Kürze
Kontrolliere Dokumentstatus, ausgestellten Betrag, Zahlungen, Gutschriften und Restbetrag. Prüfe jede Währung einzeln. Halte fest, wo noch ein Kundengespräch oder eine administrative Korrektur nötig ist.
1. Entwürfe von ausgestellten Rechnungen trennen
Beginne mit den Dokumenten des Kunden. Ein Entwurf ist ein Dokument in Bearbeitung. Dass er im Arbeitsbereich erscheint, macht ihn noch nicht zu einer ausgestellten Rechnung.
Prüfe unfertige Entwürfe und entscheide, ob sie noch abzurechnende Leistungen enthalten. Finalisiere ein korrektes Dokument, sobald du es ausstellen möchtest. Lösche einen gewöhnlichen Entwurf nur, wenn du ihn nicht mehr brauchst. Finalisierte und für ungültig erklärte Dokumente behalten ihre Historie.
2. Den Restbetrag prüfen
Vergleiche die ausgestellte Gesamtsumme mit erfassten Zahlungen, Rückerstattungen und Gutschriften. Auch nach einer Teilzahlung kann noch ein Betrag offen sein. Ein Saldo von null kann außerdem durch eine Gutschrift entstehen und bedeutet nicht immer, dass der gesamte ursprüngliche Betrag als Geld eingegangen ist.
Nutze die Zahlungshistorie, um den aktuellen Saldo nachzuvollziehen. Erfasse keine zweite Zahlung, nur damit der angezeigte Status vollständig aussieht.
3. Währungen einzeln prüfen
Klaq hält Währungssummen getrennt. Prüfe den offenen Betrag je Währung unabhängig, statt unterschiedliche Währungsbeträge als austauschbar zu behandeln.
Gibt es eine Rechnung in USD und eine weitere in INR, bleiben dies zwei getrennte Prüfpositionen. Währungsumrechnung und Bewertung gehören in einen separaten, zu deinem Unternehmen passenden Prozess.
4. Die Kundenkommunikation abgleichen
Prüfe, welches PDF du geteilt hast und ob eine E-Mail-Anfrage noch in der Warteschlange steht, vom Versanddienst angenommen wurde, fehlgeschlagen ist oder geprüft werden muss. Die Annahme durch den Anbieter ist ein Status des Versanddienstes. Sie belegt weder Empfang noch Lesen, Zustimmung oder Zahlung durch den Kunden.
Formuliere deine nächste Nachricht konkret: Benenne die Rechnung, nenne den Restbetrag und frage nach der fehlenden Information. Nutze deinen üblichen Kommunikationskanal, statt eine automatisch geplante Erinnerung vorauszusetzen.
5. Das nächste Projekt vorbereiten
Korrigiere Kundendaten für zukünftige Dokumente. Prüfe wiederverwendbare Katalogbeschreibungen und wiederkehrende Profile, die nach Auftragsende pausiert werden sollten. Bereits ausgestellte PDFs bleiben unverändert, wenn du diese Arbeitsdaten aktualisierst.
Häufige Fragen
Ist dies eine Checkliste für die Steuererklärung?
Nein. Dies ist eine Ablaufprüfung für deine Klaq-Aufzeichnungen. Exportiere oder teile relevante Daten bei Bedarf über deinen üblichen buchhalterischen Prüfungsprozess.
Sollten nach Projektabschluss alle historischen Daten aus Klaq verschwunden sein?
Nein. Die Dokument- und Zahlungshistorie hilft zu erklären, was ausgestellt wurde und wie sich der Saldo verändert hat.
Beginne mit Zahlungs- und Dokumentstatus und prüfe anschließend Teilzahlungen.