كيف ترسل فاتورتك الأولى في Klaq
أنشئ مسودة وتحقق من العميل والإجماليات واعتمد الفاتورة وشارك PDF مع سجل واضح لما يحدث بعد ذلك.
ينبغي أن توضح فاتورتك الأولى ثلاثة أمور: العمل الذي أنجزته، وما يدين به العميل، وموعد استحقاق الدفع. يمكنك في Klaq إعداد هذه التفاصيل كمسودة قبل إنشاء المستند الصادر.
الخلاصة
- اختر مساحة العمل والعميل الصحيحين.
- أضف العمل والكميات والأسعار والعملة والتواريخ.
- راجع المسودة قبل اعتمادها.
- نزّل PDF أو أدرج بريد الفاتورة للإرسال صراحة.
- سجّل المدفوعات عند وصولها.
ابدأ بالعميل
افتح تطبيق الفواتير واختر العميل الذي تفوتره. يستخدم Klaq دليل عملاء مشتركًا عبر إدارة علاقات العملاء ومتتبع الوقت والفواتير، لذا تحقق من وجود الشخص أو الشركة قبل إضافة سجل آخر.
أكد اسم الفوترة والبريد والعنوان. لا يكفي تشابه اسم النشاط لإثبات اختيار العميل الصحيح. تحقق قبل الاعتماد لأن الفاتورة الصادرة تحتفظ بلقطة من تلك التفاصيل.
اجعل التعرف إلى العمل سهلًا
استخدم أوصافًا تربط كل بند بمخرج متفق عليه. «تصميم الصفحة الرئيسية، التسليم النهائي» أفيد من «أعمال تصميم». أدخل الكمية والسعر ثم تحقق من العملة والإجمالي. راجع أي خصومات أو مبالغ ضرائب مُعدّة مقابل التفاصيل التي تنوي إصدارها.
اختر تاريخ إصدار وتاريخ استحقاق. لا يمكن أن يسبق الاستحقاق الإصدار. ضمّن تعليمات الدفع والسياق المفيد في المستند بدلًا من الاعتماد على رسالة منفصلة لشرح كل شيء.
راجع، ثم اعتمد
يمكن تعديل المسودة العادية قبل الاعتماد. يعيّن الاعتماد رقم المستند ويحفظ PDF الصادر وتفاصيل المستند. لا تعيد تغييرات العميل أو مساحة العمل اللاحقة كتابة ذلك الملف.
يجعل ذلك الاعتماد نقطة مراجعة مفيدة. تحقق من العميل والأوصاف والإجمالي والتواريخ وتعليمات الدفع معًا. إذا استوردت وقتًا مسجلًا، فراجع أيضًا السجلات المختارة قبل إنشاء المسودة.
شارك الفاتورة وحافظ على تحديث السجل
يمكنك تنزيل PDF ومشاركته عبر قنوات تواصلك المعتادة. يستطيع Klaq أيضًا إدراج بريد فاتورة للإرسال عند إعداد خدمة الإرسال. لا يثبت الإدراج أو قبول المزود أن العميل فتح الرسالة.
عند وصول الدفع، سجّله مقابل الفاتورة. تترك الدفعة الجزئية المبلغ المتبقي مستحقًا.
أسئلة شائعة
هل يمكنني تغيير PDF صادر بتعديل العميل؟
لا. تحفظ المستندات الصادرة تفاصيلها الأصلية. حدّث العميل للمستندات المستقبلية واستخدم إجراءات المستند المتاحة للفاتورة الحالية.
هل يرسل حفظ المسودة بريدًا؟
لا. إعداد المسودة والاعتماد وإدراج البريد للإرسال إجراءات منفصلة.
استكشف فواتير Klaq أو تابع إلى حالة الفاتورة وحالة الدفع.