قائمة مراجعة الفواتير عند انتهاء المشروع

قد يكتمل المشروع بينما لا تزال فوترته تحتاج إلى انتباه. قبل إنهاء العمل، راجع المستندات والمعاملات معًا حتى لا تُفهم مسودة محفوظة أو دفعة مسجلة على أنها دورة فوترة مكتملة.

الخلاصة

تحقق من حالة المستند والمبلغ الصادر والمدفوعات والأرصدة الدائنة والرصيد المتبقي. راجع كل عملة منفصلة. احتفظ بقائمة لما يحتاج إلى محادثة مع العميل أو تصحيح إداري.

1. افصل المسودات عن الفواتير الصادرة

ابدأ بمستندات العميل. المسودة عمل قيد الإعداد. ولا تصبح فاتورة صادرة لمجرد ظهورها في مساحة عملك.

راجع المسودات غير المنتهية وقرر ما إذا كان كل منها لا يزال يمثل عملًا ينبغي فوترته. اعتمد المستند الصحيح عندما تكون جاهزًا لإصداره. احذف المسودة العادية فقط عندما لا تعود بحاجة إليها. تحتفظ المستندات المعتمدة والمُبطلة بسجلها.

2. تحقق من الرصيد المتبقي

انظر إلى الإجمالي الصادر إلى جانب المدفوعات والمبالغ المستردة والأرصدة الدائنة المسجلة. قد يظل على العميل الذي دفع جزءًا من الفاتورة رصيد مستحق. وقد ينتج الرصيد الصفري أيضًا عن رصيد دائن، فلا يعني دائمًا تحصيل كامل المبلغ الأصلي نقدًا.

استخدم سجل المدفوعات لفهم كيف وصلت الفاتورة إلى رصيدها الحالي. لا تضف دفعة ثانية لمجرد جعل الحالة المعروضة تبدو مكتملة.

3. راجع عملة واحدة في كل مرة

يفصل Klaq إجماليات العملات. راجع المبلغ المستحق لكل عملة بشكل مستقل بدلًا من معاملة مبالغ العملات المختلفة باعتبارها متبادلة.

إذا أظهرت سجلاتك فاتورة بالدولار الأمريكي وأخرى بالروبية الهندية، فأبقِ سطري المراجعة منفصلين. ينتمي تحويل العملات وتقييمها إلى عملية منفصلة مناسبة لأعمالك.

4. طابق التواصل مع العميل

تحقق من ملف PDF الذي شاركته، وما إذا كان طلب البريد في الانتظار أو مقبولًا أو فاشلًا أو بانتظار المراجعة. قبول المزود حالة تخص خدمة الإرسال. ولا يثبت أن العميل تلقى الفاتورة أو قرأها أو وافق عليها أو دفعها.

اجعل رسالتك التالية محددة: عرّف الفاتورة واذكر المبلغ المتبقي واطلب المعلومة الناقصة. استخدم قناة تواصلك المعتادة بدلًا من افتراض جدولة تذكير آلي.

5. استعد للمشروع التالي

صحّح تفاصيل العميل للمستندات المستقبلية. راجع أوصاف الكتالوج القابلة لإعادة الاستخدام وأي ملفات فوترة متكررة ينبغي إيقافها مؤقتًا بعد انتهاء التعامل. تبقى ملفات PDF الصادرة الحالية دون تغيير عند تحديث سجلات العمل هذه.

أسئلة شائعة

هل هذه قائمة للإقرار الضريبي؟

لا. إنها مراجعة لسير العمل في سجلات Klaq. صدّر السجلات المناسبة أو شاركها عبر إجراءات المراجعة المحاسبية المعتادة عند الحاجة.

هل ينبغي ألا يبقى للمشروع المكتمل أي سجل في Klaq؟

لا. يساعد حفظ سجل المستندات والمدفوعات على تفسير ما صدر وكيف تغير الرصيد.

ابدأ بـ حالات الدفع والمستند، ثم راجع الدفعات الجزئية.