Einen Zeitbericht teilen und den Prüfungskontext bewahren
Erstelle mit Pro eine unveränderliche Berichtsmomentaufnahme, prüfe die Empfängeransicht und steuere den Zugriff über Ablaufdatum, optionalen Schutz und Widerruf.
Ein Bericht lässt sich leichter besprechen, wenn alle dieselbe Version betrachten. Geteilte Berichte in Klaq verwenden eine unveränderliche Momentaufnahme. Der Link bewahrt damit den Prüfungskontext vom Zeitpunkt seiner Erstellung.
Das Wichtigste in Kürze
Geteilte Berichte erfordern Pro und die passenden Berechtigungen im Arbeitsbereich. Setze die Berichtsfilter, prüfe das Ergebnis und erstelle einen Freigabelink, sobald der Bericht genau die vorgesehenen Informationen enthält. Der Link kann ablaufen oder widerrufen werden. Spätere Arbeit macht die Momentaufnahme nicht zu einer laufend aktualisierten Ansicht.
Die Fragestellung vor der Berichtserstellung festlegen
Wähle den passenden Zeitraum, Projekte, Personen und die verfügbaren Filter zur Abrechenbarkeit. Ein Bericht zu einem bestimmten Kundenauftrag beantwortet eine andere Frage als eine breite Zusammenfassung des Arbeitsbereichs.
Prüfe Titel, Notizen, Filterzusammenfassung, Zeilen und Summen, die der Empfänger sehen wird. Die Freigabe sollte die bewusste Übergabe eines geprüften Ergebnisses sein und kein Ersatz für die Kontrolle der Filter.
Verstehen, was unverändert bleibt
Die Momentaufnahme hält das Berichtsergebnis fest, wenn du den Link erstellst. Neue Zeiteinträge oder spätere Bearbeitungen aktualisieren diese bereits erstellte Momentaufnahme nicht fortlaufend.
Benötigt die Prüfung aktuelle Daten, erstelle nach Kontrolle der aktuellen Filter einen neuen Bericht. Teile dem Empfänger mit, welche Version ihr besprechen sollt, damit eine frühere Momentaufnahme nicht mit dem neuesten Arbeitsstand verwechselt wird.
Den Link als Zugriff auf den Bericht behandeln
Wer einen ungeschützten, aktiven Freigabelink besitzt, kann möglicherweise die darüber freigegebenen Inhalte ansehen. Teile ihn nur mit der vorgesehenen Zielgruppe. Nutze bei Bedarf den verfügbaren Passwortschutz und übermittle das Passwort über deinen üblichen separaten Weg.
Prüfe das Ablaufdatum und widerrufe den Zugriff, wenn der Bericht nicht mehr verfügbar sein muss. Ein Widerruf beendet den Zugriff über diesen Link. Er entfernt keine Kopie, die jemand bereits außerhalb von Klaq gespeichert hat.
Tarif und Berichtszugriff von der Historie unterscheiden
Verliert der Arbeitsbereich seinen berechtigten Pro-Zugang, werden öffentliche und passwortgeschützte Berichtslinks durch die Tarifprüfung nicht mehr verfügbar. Eine aufbewahrte Berichtshistorie ist keine Zusage, dass ein öffentlicher Link nutzbar bleibt.
Die verfügbaren Widerrufsfunktionen für aufbewahrte Freigaben kannst du weiterhin nutzen. Prüfe die aktuellen Optionen des Arbeitsbereichs, bevor du einem Empfänger Zugriff zusagst.
Häufige Fragen
Ist dies ein laufend aktualisiertes Kundendashboard?
Nein. Es handelt sich um eine unveränderliche Berichtsmomentaufnahme mit kontrolliertem Linkzugriff.
Wird beim Teilen eines Berichts eine Rechnung ausgestellt?
Nein. Berichtsfreigabe und Abrechnung sind getrennte Abläufe. Nutze den Import genehmigter Arbeitszeit, sobald du eine Rechnung vorbereiten möchtest.
Lies wie Zeiterfassung funktioniert und wie genehmigte Zeit in eine Rechnung übernommen wird.