Timer nicht gestartet? Arbeitszeit manuell und nachvollziehbar erfassen
Erfasse Beginn und Ende bereits erledigter Arbeit, prüfe Zeiträume über Mitternacht und erfahre, wann ein Eintrag gesperrt wird.
Wenn du vergessen hast, den Timer zu starten, muss die geleistete Arbeit nicht undokumentiert bleiben. Mit einem manuellen Eintrag erfasst du einen abgeschlossenen Zeitraum samt Projekt, Aufgabe und einer Beschreibung der Tätigkeit.
Das Wichtigste in Kürze
Wähle den richtigen Arbeitskontext, trage den tatsächlichen Beginn und das Ende ein und prüfe vor dem Speichern die Dauer. Das Ende muss nach dem Beginn liegen und darf nicht in der Zukunft liegen. Korrigiere den Eintrag, bevor er durch eine Freigabe oder Rechnungszuordnung Teil eines geschützten Ablaufs wird.
Den Zeitraum sorgfältig nachvollziehen
Nutze die verlässlichsten Aufzeichnungen zur Arbeit: eigene Notizen, Aktivitäten an der Aufgabe oder die tatsächliche Arbeitssitzung. Beschreibe die Tätigkeit so konkret, dass sich der Eintrag später nachvollziehen lässt.
Wähle das Projekt und die Aufgabe, zu denen die Arbeit gehört. Prüfe ausdrücklich, ob die Zeit abrechenbar ist. Nicht jede Stunde in einem Kundenprojekt muss automatisch berechnet werden.
Ein manueller Eintrag dokumentiert einen Zeitraum. Er löst keine Rechnungsstellung für diese Zeit aus.
Dauer und Datum prüfen
Klaq berechnet die Dauer aus dem eingegebenen Beginn und Ende. Kontrolliere neben den Uhrzeiten auch beide Datumsangaben, besonders bei Arbeit über Mitternacht.
Beginnt eine Arbeitssitzung spät an einem Tag und endet früh am nächsten, erstreckt sie sich über zwei Kalendertage. Im Tages- und Wochenstundenzettel wird ihre gesamte Dauer dem lokalen Startdatum zugeordnet, statt auf beide Tage verteilt zu werden.
Berücksichtige dieses Verhalten, wenn du den Stundenzettel mit der Person prüfst, die die Zeit erfasst hat.
Einträge vor der Weiterverarbeitung korrigieren
Ein abgeschlossener Eintrag kann bearbeitet oder gelöscht werden, solange er dafür freigegeben ist. Laufende, genehmigte und einer Rechnung zugeordnete Einträge sind vor gewöhnlicher Bearbeitung und Löschung geschützt.
Ist der Eintrag bereits genehmigt, bitte die für die Freigabe zuständige Person, den passenden nächsten Schritt zu prüfen. Lege keinen ausgleichenden Doppeleintrag an, nur damit eine Summe richtig aussieht.
Sobald ein Rechnungsentwurf Zeit reserviert, gehört sie auch zum Abrechnungsablauf. Das Löschen dieses Entwurfs gibt die Reservierungen frei. Zuordnungen zu ausgestellten oder für ungültig erklärten Rechnungen bleiben dagegen Teil der nachvollziehbaren Historie.
Das gefilterte Ergebnis kontrollieren
Prüfe den gespeicherten Eintrag mit den Datums- und Projektfiltern, die du später verwenden wirst. Datumsfilter wählen Einträge anhand ihres Beginns im gewählten Zeitraum aus. Deshalb kann ein Zeitraum über Mitternacht anders erscheinen als in einem Bericht, der Stunden um Mitternacht aufteilt.
Häufige Fragen
Kann ich zukünftige Arbeitszeit eintragen?
Bei abgeschlossenen Einträgen darf das Ende nicht in der Zukunft liegen. Nutze Aufgaben und Projektdaten, um zukünftige Arbeit zu planen.
Warum kann ich einen Eintrag nicht bearbeiten?
Prüfe, ob der Eintrag noch läuft, bereits genehmigt oder mit einer Rechnung verknüpft ist.
Lies mehr über den Timer im Arbeitsalltag oder den Ablauf von der Freigabe bis zur Rechnung.