Wiederkehrende Rechnungen in Klaq: ein Entwurf je Abrechnungszeitraum
Bereite mit einem monatlichen oder jährlichen Wiederholungsprofil regelmäßige Rechnungen vor und behalte Finalisierung und Versand unter deiner Kontrolle.
Wiederkehrende Arbeit erfordert oft regelmäßige Abrechnung. Trotzdem verdienen die Details eine Prüfung. Wiederholungsprofile in Klaq bereiten monatlich oder jährlich Rechnungsentwürfe vor. Du bestimmst weiterhin, wann aus einem Entwurf eine ausgestellte Rechnung wird.
Das Wichtigste in Kürze
Wiederkehrende Rechnungen erfordern Pro. Wähle eine Ausgangsrechnung, einen monatlichen oder jährlichen Rhythmus und einen ersten Ausführungstermin. Wenn die Hintergrundverarbeitung eingerichtet ist und läuft, erzeugt sie für berechtigte Ausführungen Entwürfe. Prüfe, finalisiere und teile diese Entwürfe in separaten Schritten.
Mit einer verlässlichen Ausgangsrechnung beginnen
Prüfe Kunde, Beschreibungen, Mengen, Preise, Währung und Zahlungsangaben der Rechnung, die du wiederverwenden möchtest. Ein Wiederholungsprofil wiederholt eine Abrechnungsstruktur. Es kann nicht erkennen, ob die Arbeit dieses Monats noch zur früheren Vereinbarung passt.
Beschreibe bei einem Wartungsauftrag die wiederkehrende Position so konkret, dass die Leistung erkennbar ist. Halte eine Änderung des Auftrags fest, bevor du dich auf den nächsten Entwurf verlässt.
Eine für ungültig erklärte Rechnung lässt sich nicht als Ausgangsrechnung wählen. Der erste Ausführungstermin muss heute oder später sein.
Den Abrechnungsrhythmus wählen
Klaq unterstützt monatliche und jährliche Wiederholungen. Wähle den Rhythmus passend zur bestehenden Vereinbarung und lege den nächsten Ausführungstermin sorgfältig fest.
Termine am Monatsende werden auf gültige Kalenderdaten angepasst. Prüfe dennoch die erzeugte Ausführung, statt vorauszusetzen, dass jeder Monat denselben Kalendertag enthält.
Der Hintergrundprozess verhindert, dass dieselbe Ausführung zweimal erzeugt wird. Ein wiederholter Lauf sollte keinen zusätzlichen Entwurf für denselben Abrechnungszeitraum erstellen.
Jeden erzeugten Entwurf prüfen
Dieser Ablauf endet bei der automatischen Vorbereitung eines Entwurfs. Erzeugte Entwürfe werden nicht automatisch finalisiert, per E-Mail versendet oder eingezogen.
Prüfe, ob die Arbeit noch aktiv, der Betrag weiterhin passend und die Empfängerdaten aktuell sind. Finalisiere erst, wenn das Dokument zur Ausstellung bereit ist. Lade danach das PDF herunter oder fordere den E-Mail-Versand ausdrücklich an.
Bei Auftragsänderungen pausieren
Pausiere ein Profil, wenn die regelmäßige Abrechnung enden soll. Ein Profil ersetzt keine Prüfung der Kundenvereinbarung und erstellt kein Abonnement bei einem Zahlungsanbieter.
Hat der Arbeitsbereich den erforderlichen Tarif nicht mehr, wird die wiederkehrende Erzeugung eingeschränkt. Die vorhandene Abrechnungshistorie bleibt verfügbar. Sie bedeutet aber nicht, dass zukünftige Ausführungen weiterhin erstellt werden.
Häufige Fragen
Warum ist eine fällige Ausführung noch nicht erschienen?
Prüfe, ob das Profil aktiv, der Termin fällig, der Arbeitsbereich berechtigt und die Hintergrundverarbeitung eingerichtet ist. Bitte den Administrator, die Verarbeitung zu prüfen, bevor du manuell einen doppelten Entwurf erstellst.
Sendet Klaq Erinnerungs-E-Mails für diese Rechnungen?
Die Erzeugung wiederkehrender Entwürfe plant keine Zahlungserinnerungen. Nutze einen bewussten manuellen Ablauf zum Nachfassen.
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