Ein Kunde hat teilweise bezahlt: den Restbetrag klar dokumentieren
Erfasse eine Teilzahlung an der ursprünglichen Rechnung und halte den offenen Betrag sichtbar, ohne eine zweite Forderung anzulegen.
Bezahlt ein Kunde nur einen Teil der Rechnung, behalte die ursprüngliche Rechnung und erfasse daran den tatsächlich erhaltenen Betrag. Der Restbetrag sollte zeigen, was noch aussteht.
Das Wichtigste in Kürze
Öffne die ausgestellte Rechnung, bestätige die Zahlung und erfasse den Betrag genau einmal. Klaq unterstützt Teilzahlungen und berechnet den offenen Betrag neu. Die finanzielle Aktualisierung übernimmt ein Inhaber oder Administrator.
Mit einer zuordenbaren Transaktion beginnen
Prüfe, zu welcher Rechnung die Zahlung gehört. Bestätige Betrag und Referenz anhand deiner üblichen Zahlungsunterlagen, bevor du sie in Klaq erfasst.
Beträgt eine ausgestellte Rechnung beispielsweise 1.000 Einheiten ihrer Dokumentwährung und zahlt der Kunde 400, erfasse eine Zahlung über 400. Ohne weitere Anpassungen bleiben 600 offen. Verwende durchgängig die tatsächliche Rechnungswährung.
Ein Zahlungseintrag in Klaq beweist nicht, dass eine Banküberweisung endgültig abgewickelt wurde. Er steht für die Transaktion, die du erfasst hast.
Eine Rechnung für eine Forderung behalten
Du brauchst keine weitere Rechnung, nur weil die erste Zahlung unvollständig war. Eine zweite Rechnung für dieselbe ursprüngliche Arbeit kann den geschuldeten Betrag unübersichtlicher machen.
Halte das ausgestellte Dokument, die erfassten Zahlungen und den offenen Betrag zusammen. Wurde später zusätzliche Arbeit vereinbart, behandle deren Abrechnung als eigene Entscheidung mit einer klaren Beschreibung.
Prüfen, wodurch sich der Saldo verändert hat
Zahlungen, Rückerstattungen und Gutschriften wirken unterschiedlich auf die Aufzeichnungen. Eine Zahlung erfasst erhaltenes Geld. Eine Rückerstattung erfasst zurückgegebenes Geld und kann die verbleibende Forderung erhöhen. Eine Gutschrift reduziert den geschuldeten Betrag.
Ein offener Betrag von null bedeutet nicht immer, dass die ursprüngliche Summe vollständig als Geld bezahlt wurde. Prüfe die Transaktionshistorie, um zu verstehen, warum kein Restbetrag mehr besteht.
Die nächste Nachricht konkret formulieren
Eine hilfreiche Nachfrage benennt die Rechnung, bestätigt den erhaltenen Betrag und nennt die noch offene Summe. Bitte um Klärung, wenn Zahlungsreferenz oder vorgesehene Zuordnung unklar sind.
Markiere nicht die ganze Rechnung als abgeschlossen, nur um sie aus der Prüfung offener Beträge zu entfernen. Die Aufzeichnungen sind nützlicher, wenn sie die tatsächlichen Transaktionen abbilden.
Häufige Fragen
Kann ich einen höheren Betrag als den offenen Saldo erfassen?
Klaq prüft auf Überzahlungen. Kontrolliere Rechnung und Transaktionshistorie, statt einen anderen Betrag einzugeben, um eine Abweichung zu umgehen.
Wird damit eine Zahlung oder Rückerstattung ausgelöst?
Diese Anleitung beschreibt die Erfassung der Zahlungshistorie in Klaq. Sie behandelt keine Geldbewegung über eine Bank oder einen Zahlungsanbieter.
Lies wie sich Rechnungszustände unterscheiden oder kehre zu Klaq Invoice zurück.