Bei unbezahlten Rechnungen mit klaren Angaben nachfassen
Prüfe den tatsächlichen Restbetrag und den Versandstatus und formuliere anschließend eine konkrete Nachfrage über deinen üblichen Kommunikationskanal.
Eine hilfreiche Nachfrage zu einer Rechnung gibt dem Kunden genug Kontext für eine Antwort. Prüfe vor dem Schreiben das ausgestellte Dokument, den offenen Betrag und die bereits erfassten Zahlungen.
Das Wichtigste in Kürze
Kontrolliere Rechnung und Restbetrag, bestätige eine etwaige Teilzahlung und stelle eine klare Frage. Klaq liefert die Abrechnungsaufzeichnungen für diese Prüfung. Diese Anleitung beschreibt ein manuelles Nachfassen. Sie setzt weder automatische Erinnerungskampagnen noch die Erfassung geöffneter Rechnungen voraus.
Vor einer weiteren Nachricht die Fakten prüfen
Öffne die richtige Rechnung und kontrolliere Nummer, Kunde, Daten, Währung und offenen Betrag. Prüfe jüngste Zahlungen und Anpassungen, falls sich der Restbetrag seit deiner letzten Nachricht verändert hat.
Kontrolliere auch den E-Mail-Status, wenn du den Dokumentversand über Klaq angefordert hast. Eine Anfrage in der Warteschlange ist nicht dasselbe wie die Annahme durch den Versanddienst. Und dessen Annahme belegt nicht, dass der Kunde die Nachricht erhalten oder gelesen hat.
Ist die ursprüngliche E-Mail fehlgeschlagen, kümmere dich um das Versandproblem, bevor du annimmst, dass der Kunde die Rechnung ignoriert hat.
Kurz und konkret schreiben
Nutze deinen üblichen Kanal für die Kundenkommunikation. Eine einfache Nachricht kann so lauten:
Guten Tag, ich möchte wegen der Rechnung [Nummer] vom [Datum] nachfragen. Laut unseren aktuellen Aufzeichnungen sind noch [Betrag und Währung] offen. Können Sie bitte bestätigen, dass Sie die Rechnung erhalten haben, und uns den voraussichtlichen Zahlungstermin mitteilen?
Ersetze jeden Platzhalter durch die tatsächlichen Angaben. Ist eine Teilzahlung eingegangen, bestätige sie und nenne nur den verbleibenden Betrag. Meldet der Kunde eine Abweichung, prüft die Aufzeichnungen gemeinsam, bevor du sie änderst.
Einen klaren nächsten Schritt anbieten
Füge das ausgestellte PDF bei oder teile es, wenn der Empfänger die Anfrage damit leichter zuordnen kann. Bitte gezielt um die fehlende Information: eine Empfangsbestätigung, eine Zahlungsreferenz, die richtige Kontaktperson oder einen erwarteten Termin.
Behaupte nicht, du wüsstest, dass der Empfänger die Rechnung geöffnet hat. Versprich keinen Erinnerungsplan, der im Produkt nicht eingerichtet wurde.
Die Aufzeichnungen nach dem Gespräch aktualisieren
Erfasse eine tatsächliche Zahlung, sobald du sie zuordnen kannst. Halte die Kontaktdaten des Kunden für zukünftige Dokumente aktuell. Geht es um den geschuldeten Betrag, prüfe die passenden finanziellen Aktionen, statt doppelte Zahlungen oder eine zweite Rechnung für dieselbe Arbeit anzulegen.
Häufige Fragen
Plant Klaq diese Nachricht automatisch ein?
Nein. Der aktuelle Rechnungsablauf unterstützt ausdrücklich angeforderte Rechnungs-E-Mails in einer Versandwarteschlange. Automatische Zahlungserinnerungsserien gehören nicht zu dieser Anleitung.
Soll ich die Rechnung als bezahlt markieren, weil der Kunde eine Zahlung zugesagt hat?
Nein. Eine zugesagte und eine erfasste Zahlung sind unterschiedliche Ereignisse.
Lies vor deinem nächsten Schritt mehr über Dokument-, Zahlungs- und E-Mail-Status.