Rechnungsstatus, Zahlungsstatus und E-Mail-Status richtig unterscheiden

Eine Rechnung kann zugleich finalisiert, teilweise bezahlt und in einer E-Mail-Warteschlange sein. Diese Zustände beantworten verschiedene Fragen. Wenn du sie getrennt liest, kannst du den passenden nächsten Schritt wählen.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Dokumentstatus beschreibt, ob ein Dokument ein Entwurf, finalisiert oder für ungültig erklärt ist.
• Der Zahlungsstatus beschreibt den verbleibenden Betrag und dessen zeitliche Einordnung.
• Der E-Mail-Status beschreibt den Versandablauf in Klaq.

Keiner dieser Zustände sollte als Beleg dafür dargestellt werden, dass ein Kunde eine Rechnung geöffnet hat.

Dokumentstatus: Was wurde ausgestellt?

Ein Entwurf ist ein Arbeitsdokument. Ein finalisiertes Dokument hat eine zugewiesene Nummer und gespeicherte Ausstellungsdaten. Ein für ungültig erklärtes Dokument bleibt Teil der Dokumenthistorie, wird bei finanziellen Summen aber nicht mehr als aktive ausgestellte Rechnung behandelt.

Spätere Änderungen an einem Kunden oder an Einstellungen des Arbeitsbereichs schreiben ein finalisiertes PDF nicht um. So behältst du einen stabilen Bezugspunkt dafür, welcher Betrag dem Kunden in Rechnung gestellt wurde.

Zahlungsstatus: Was ist noch offen?

Klaq berechnet Zustände wie unbezahlt, teilweise bezahlt, bezahlt und überfällig anhand der Rechnung und ihrer finanziellen Aufzeichnungen. Eine Teilzahlung reduziert den offenen Betrag, ohne dass du die ursprüngliche Rechnung ersetzen musst.

Prüfe Gutschriften und Rückerstattungen zusammen mit den Zahlungen. Eine Gutschrift reduziert den geschuldeten Betrag; eine Rückerstattung dokumentiert zurückgezahltes Geld. Eine vollständig gutgeschriebene Rechnung kann einen offenen Betrag von null haben und als bezahlt erscheinen, obwohl der ursprüngliche Betrag nicht als Geld eingegangen ist.

Nutze die Historie, wenn die Statusbezeichnung allein deine Frage nicht beantwortet.

E-Mail-Status: Was ist beim Versand passiert?

Wenn du eine Rechnungs-E-Mail in die Warteschlange stellst, entsteht eine Versandanfrage. Der konfigurierte Versanddienst muss sie verarbeiten. Die Annahme durch den Anbieter bedeutet, dass dieser Dienst die Anfrage angenommen hat.

Sie belegt keine Zustellung an den Empfänger, kein Öffnen, keine Zustimmung und keine Zahlung. Bei Fehlern oder einem Prüfstatus braucht der Versandablauf Aufmerksamkeit. Daraus lässt sich kein Verhalten des Kunden ableiten.

Eine automatische Öffnungserfassung und Aussagen wie „Ihr Kunde hat diese Rechnung angesehen“ gehören nicht zu diesem Ablauf.

Den nächsten Schritt aus dem passenden Status ableiten

Ist das Dokument noch ein Entwurf, prüfe und finalisiere es, sobald es bereit ist. Ist es teilweise bezahlt, kontrolliere den tatsächlichen Zahlungseintrag und den Restbetrag. Wartet die E-Mail noch oder ist sie fehlgeschlagen, prüfe die Versandanfrage, bevor du sie doppelt sendest.

Stütze Nachfragen beim Kunden auf die überprüfbare Rechnungsnummer, die Daten und den Saldo.

Häufige Fragen

Bedeutet angenommen auch zugestellt?

Nein. Angenommen bezeichnet in dieser Umsetzung einen Verarbeitungsstatus beim Versanddienst.

Bedeutet bezahlt immer, dass die gesamte ursprüngliche Summe als Geld eingegangen ist?

Nein. Prüfe den gutgeschriebenen Betrag und die Zahlungshistorie, besonders bei angepassten Rechnungen.

Lies weiter über Teilzahlungen oder manuelles Nachfassen zu Rechnungen.