CRM-Daten per CSV importieren: erst Vorschau prüfen, dann übernehmen

Ein Tabellenimport ist eine gute Gelegenheit, Kundendaten übersichtlicher zu machen. Beginne mit einer kleinen, verständlichen Datei und prüfe vor dem endgültigen Import, welche Datensätze Klaq daraus erstellen wird.

Das Wichtigste in Kürze

CSV-Import und -Export im CRM erfordern einen berechtigten kostenpflichtigen Arbeitsbereich. Wähle den Datensatztyp, bereite die unterstützten Spalten vor, kontrolliere die Validierungsvorschau, behebe Zeilenfehler und führe den Import einmal aus.

Das Ziel vor der Dateivorbereitung wählen

Entscheide, ob die Zeilen Leads, Kontakte, Unternehmen, Verkaufschancen oder einen anderen Datensatztyp darstellen, den dein CRM-Ablauf unterstützt. Derselbe Name in einer Tabelle kann eine Person, ein Unternehmen oder eine Verkaufschance bezeichnen. Diese Datensatztypen sind nicht austauschbar.

Richte dich bei den Spalten nach der Importoberfläche und dem unterstützten Format. Füge keine frei erfundenen Spalten hinzu in der Annahme, dass der Import sie als benutzerdefinierte Felder speichert.

Überprüfbare Angaben bereinigen

Kontrolliere Namen, Kontaktinformationen und Beziehungen. Entferne bekannte Dubletten und kläre Felder, die für mehr als einen Zweck verwendet werden.

Wenn du Zuständigkeiten importierst, müssen die referenzierten Personen aktuelle Mitglieder des Arbeitsbereichs sein. Außerdem muss die Aktion für deine Rolle und deinen Tarif verfügbar sein. Die Sichtbarkeitsregeln für Leads gelten auch für importierte Datensätze.

Halte den ersten Import überschaubar. Eine Datei, deren Inhalt sich vor dem Import kaum erklären lässt, wird danach meist ebenso schwer zu verwalten sein.

Die Vorschau als Entscheidungspunkt nutzen

Klaq validiert die Eingabe und zeigt eine Vorschau mit Zeilenfehlern. Korrigiere diese Fehler in der Quelldatei und prüfe anschließend erneut die Vorschau der korrigierten Version.

Eine Vorschau ist noch kein abgeschlossener Import. Prüfe vor der Übernahme, was akzeptiert und was abgelehnt wird und ob der entstehende Datensatztyp deiner Absicht entspricht.

Die endgültige Übernahme führt den akzeptierten Vorgang atomar aus und schützt gegen doppelte Ausführung bei Wiederholungen. Ist eine Antwort unklar, prüfe das Ergebnis, statt die Anfrage nur deshalb zu verändern, um einen weiteren Import zu erzwingen.

Datensätze im Arbeitskontext prüfen

Suche nach dem Import einige bekannte Datensätze und kontrolliere Details, Beziehungen und die Sichtbarkeit nach Zuständigkeit. Vergewissere dich, dass die Daten in den CRM-Ansichten nützlich sind, die dein Team tatsächlich verwendet.

Beachte beim Export, dass die gewählten Filter bestimmen, welche Datensätze enthalten sind. Ein gefilterter Export ist nicht zwangsläufig eine vollständige Sicherung aller CRM-Datensätze.

Häufige Fragen

Erhöht ein Import die Kapazität im Tarif Free?

Nein. Die Grenzen und Funktionsberechtigungen des Arbeitsbereichs gelten weiterhin. Ein Import erleichtert die Dateneingabe und umgeht diese Regeln nicht.

Exportiert eine gefilterte Liste nur die sichtbare Seite?

Der CRM-Export von Klaq verwendet die passenden gefilterten Datensätze über alle Seiten hinweg, bis zur technischen Exportgrenze.

Entdecke CRM und prüfe die gemeinsame Kundenidentität, bevor du Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführst.