Ein Kundendatensatz für CRM, Tracker und Invoice
Halte die Kundenidentität über deine Apps hinweg zusammen und bewahre dabei historische Projekt- und Rechnungsdaten.
Ein Kunde sollte nicht in jeder App eine andere Identität benötigen. In einem Klaq-Arbeitsbereich bilden CRM-Kontakte und -Unternehmen das gemeinsame Kundenverzeichnis für Tracker-Projekte und Invoice-Dokumente.
Das Wichtigste in Kürze
Suche den vorhandenen Kunden, aktualisiere bei Bedarf die gemeinsamen Stammdaten und wähle ihn im jeweiligen Projekt- oder Abrechnungsablauf aus. Ausgestellte Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Momentaufnahmen, auch wenn sich der aktuelle Kundendatensatz ändert.
Vor dem Anlegen eines weiteren Datensatzes suchen
Suche die Person oder das Unternehmen im gemeinsamen Verzeichnis. Vergleiche die tatsächlichen Kontaktdaten, statt einen ähnlichen Namen als Beweis für denselben Kunden zu betrachten.
Wähle den Datensatztyp sorgfältig. Ein Kontakt steht für eine Person, ein Unternehmen für einen Betrieb. Der Typ lässt sich nach der Erstellung nicht einfach wechseln. Beginne deshalb mit der Identität, die du verwalten möchtest.
Klaq prüft beim Schreiben neuer Kundendaten aktive E-Mail-Dubletten innerhalb desselben Typs. Das bedeutet nicht, dass ähnliche Namen oder übereinstimmende E-Mail-Adressen aus importierten Historien automatisch zusammengeführt werden.
Identität wiederverwenden und die Arbeit jeder App getrennt halten
Verknüpfe den Kunden mit dem Tracker-Projekt für den Auftrag. Wähle bei der Vorbereitung eines Angebots oder einer Rechnung denselben gemeinsamen Kunden.
Das gemeinsame Verzeichnis erspart eine separate bearbeitbare Abrechnungskopie desselben Kunden. Es wandelt aber keine CRM-Verkaufschance automatisch in ein Projekt um und erzeugt keine Rechnung, sobald die Projektarbeit endet.
Nutze jede App für ihren jeweiligen Ablauf und halte dabei die Kundenbeziehung konsistent.
Die Kundenansichten verstehen
Die Kundenseiten können das gesamte Verzeichnis oder nur Kunden anzeigen, die in der ausgewählten App verwendet werden. Dieser Filter hilft zu erkennen, ob du alle Kunden oder die mit einem bestimmten Arbeitsbereich der Apps verbundenen Kunden betrachtest.
App-spezifische Kennzahlen unterliegen weiterhin den Berechtigungen. Eine gemeinsame Kundenidentität gibt nicht jedem Mitglied Zugriff auf sämtliche Projekt- oder Finanzdetails.
Bei Änderungen die Historie bewahren
Aktualisiere Kontakt- oder Rechnungsinformationen für zukünftige Arbeit. Ausgestellte Rechnungen und Angebote behalten die Kundendaten und das PDF, die bei der Finalisierung gespeichert wurden.
Die Archivierung eines Kunden gilt über die Apps des Arbeitsbereichs hinweg. Historische Dokumente, Projekte und Arbeitszeiten bleiben erhalten, statt den Auftrag zu löschen. Prüfe aktive Arbeit, bevor du einen gemeinsamen Kunden nur zum Aufräumen einer einzelnen App-Liste archivierst.
Häufige Fragen
Korrigiert die Bearbeitung eines Kunden ein zuvor ausgestelltes PDF?
Nein. Das ausgestellte Dokument bleibt eine historische Momentaufnahme.
Führt das gemeinsame Verzeichnis Kunden aus allen meinen Arbeitsbereichen zusammen?
Nein. Kundenidentität und Berechtigungen sind auf den ausgewählten Arbeitsbereich begrenzt.
Nutze die Checkliste für neue Kunden, um den Kunden bewusst mit Projektarbeit und Abrechnung zu verbinden.