Einen Klaq-Arbeitsbereich passend zur Arbeitsweise deines Teams einrichten
Wähle den richtigen Arbeitsbereich, ordne Kunden- und Projektdaten und erfahre, welche Aktionen einen Administrator oder Pro erfordern.
Ein nützlicher Arbeitsbereich verbindet die Menschen, Kundenbeziehungen, Projektarbeit und Aufzeichnungen, die dein Team tatsächlich braucht. Beginne mit einem kleinen vollständigen Ablauf, statt jede App mit Beispieldaten zu füllen, die du später nicht nutzt.
Das Wichtigste in Kürze
Prüfe den aktiven Arbeitsbereich und deine Rolle. Lege einen Kunden an oder suche ihn, organisiere das Vertriebsgespräch im CRM, erstelle die Projektarbeit in Tracker und bereite die Abrechnung in Invoice vor. Richte Regelungen und Zuweisungen für Time Off ein, sobald dein Team eine Abwesenheitsverwaltung benötigt.
Wissen, welchen Arbeitsbereich du änderst
Klaq begrenzt Datensätze und Berechtigungen auf den gewählten Arbeitsbereich. Gehörst du mehreren an, prüfe den aktuellen Arbeitsbereich, bevor du einen Kunden, ein Projekt, ein Dokument oder einen Abwesenheitsantrag erstellst.
Ein laufender Timer ist ein wichtiger Sonderfall: Er bleibt dem Arbeitsbereich zugeordnet, in dem er gestartet wurde, auch wenn du anderswohin navigierst. Stoppe oder prüfe ihn, statt anzunehmen, dass er durch die Navigation verschoben wurde.
Mit einem echten Kundenablauf beginnen
Durchsuche das gemeinsame Kundenverzeichnis, bevor du einen weiteren Datensatz erstellst. Nutze CRM für den Kontext zu Leads, Kontakten, Unternehmen und Verkaufschancen, der die Beziehung beschreibt.
Erstelle ein Tracker-Projekt für die vereinbarte Arbeit und ergänze einige konkrete Aufgaben. Wähle Kundenbeziehung und Projektwährung bewusst, wenn die erfasste Arbeit später in eine Rechnung importiert werden könnte.
Bereite anschließend das passende Angebot oder die Rechnung in Invoice vor. Die Apps teilen Kontext, aber du prüfst weiterhin jede Übergabe. Eine gewonnene Verkaufschance stellt nicht automatisch ein Dokument aus.
Zuständigkeiten im Team klar festlegen
Inhabern, Administratoren und Mitgliedern stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung. Finanzielle Änderungen, Zeitfreigaben und Abwesenheitsverwaltung erfordern die passende Rolle.
Auch für die Sichtbarkeit von Leads und Projekten gelten eigene Regeln. Die Mitgliedschaft in einem Arbeitsbereich bedeutet nicht, dass du jeden Datensatz sehen oder bearbeiten kannst.
Konfiguriere für Time Off Arbeitsplan, Feiertage, Regelungen und jährliche Zuweisungen, bevor du dich auf Guthaben verlässt. Ein Administrator, der selbst Abwesenheit beantragt, braucht ebenfalls eine unabhängige genehmigende Person.
Die Funktionsverfügbarkeit im Arbeitsbereich prüfen
Einige Abläufe erfordern Pro, darunter der Rechnungsimport genehmigter Arbeitszeit, wiederkehrende Rechnungen, geteilte Zeitberichte und konfigurierbare Rundung. Oberfläche und API setzen die jeweiligen Berechtigungen durch.
Nutze die aktuellen Tarifinformationen und Einstellungen im Arbeitsbereich, statt dich auf feste Kontingente aus einer alten Anleitung zu verlassen. Wenn sich der Tarif ändert, sind bestehende Historie und Berechtigungen für neue Datensätze getrennte Fragen.
Häufige Fragen
Muss ich Kunden in jeder App erneut anlegen?
Nein. CRM, Tracker und Invoice verwenden innerhalb des Arbeitsbereichs das gemeinsame Kundenverzeichnis.
Sendet die Einrichtung automatisch Rechnungen oder genehmigt Abwesenheiten?
Nein. Versand, Finalisierung und Genehmigung sind bewusste Aktionen mit eigenen Berechtigungen.
Beginne mit gemeinsamen Kundendaten und folge anschließend der Checkliste für neue Kunden.