Abwesenheit beantragen: Daten und Guthaben vorab prüfen
Prüfe die Vorschau eines Abwesenheitsantrags und die Arbeitszeitberechnung, bevor du ihn einem unabhängigen Administrator zur Entscheidung vorlegst.
Ein Abwesenheitsantrag lässt sich leichter prüfen, wenn Daten, Arbeitszeitberechnung und verfügbares Guthaben schon vor dem Einreichen klar sind. Die Time-Off-App von Klaq zeigt dir eine Vorschau, bevor der Antrag in den Genehmigungsprozess geht.
Das Wichtigste in Kürze
Wähle eine zugewiesene Abwesenheitsregelung sowie zulässige Daten oder Tagesabschnitte und prüfe die Berechnungsvorschau. Reiche den Antrag ein, wenn die Angaben stimmen. Ein ausstehender Antrag reserviert Guthaben, während ein unabhängiger Inhaber oder Administrator ihn prüft.
Zuerst Regelung und Zuweisung prüfen
Der Administrator deines Arbeitsbereichs konfiguriert die Regelung und weist sie Mitarbeitenden für das betreffende Jahr zu. Die Regelung beschreibt die verfügbaren Antragsregeln. Die Zuweisung verbindet diese Regeln und das Guthaben mit der jeweiligen Person.
Prüfe, ob die Zuweisung deine beantragten Daten abdeckt. Ein jahresübergreifender Antrag benötigt die passenden Zuweisungen für die Jahre, in denen Guthaben belastet wird.
Erscheint ein Guthaben oder eine Zuweisung falsch, bitte den Administrator um Prüfung. Reiche nicht bloß einen anderen Antrag ein, damit der Saldo passt.
Den tatsächlichen Zeitbedarf auswählen
Nutze ganze Tage, einen zulässigen halben Tagesabschnitt oder einen stundenweisen Antrag, wenn die Regelung dies unterstützt. Stundenanträge beziehen sich auf ein Datum, liegen innerhalb des konfigurierten Arbeitszeitfensters und folgen den vorgegebenen Zeitschritten.
Arbeitsplan und Feiertage des Arbeitsbereichs beeinflussen die Berechnung. Ein Datumsbereich im Kalender entspricht nicht zwangsläufig der Anzahl belasteter Arbeitstage.
Vergangene Abwesenheiten gehören nicht zu diesem Antragsablauf. Ist eine historische Anpassung nötig, kann ein Administrator den passenden Prozess zur Guthabenkorrektur nutzen.
Die Vorschau vor dem Einreichen lesen
Prüfe Daten, Tagesabschnitte oder Uhrzeiten und den berechneten Verbrauch. Die Vorschau erklärt die Berechnung anhand der aktuellen Regelung und des Arbeitsplans.
Klaq speichert den Berechnungskontext mit dem Antrag. Spätere Änderungen an Arbeitsplan oder Feiertagen berechnen den eingereichten Antrag nicht stillschweigend mit einem anderen Verbrauch neu.
Eine unabhängige Entscheidung abwarten
Durch das Einreichen entsteht ein ausstehender Antrag. Sein Guthaben wird reserviert. Dadurch kann sich das für weitere Anträge verfügbare Guthaben schon vor der Genehmigung des ersten Antrags ändern.
Ein Inhaber oder Administrator prüft den Antrag. Selbstgenehmigung ist verboten, auch für Inhaber. Beantragt ein Administrator Abwesenheit, braucht es einen anderen aktiven Inhaber oder Administrator, der darüber entscheiden kann.
Häufige Fragen
Kann jeder meinen Grund im Teamkalender sehen?
Der gemeinsame Kalender zeigt nur eingeschränkte Verfügbarkeitsinformationen. Private Gründe, Guthaben und Entscheidungsdetails werden anderen Mitgliedern nicht offengelegt.
Kann ich eine genehmigte Abwesenheit einfach durch einen neuen Antrag ändern?
Nutze zuerst den Stornierungsablauf für die genehmigte Abwesenheit, statt widersprüchliche Einträge anzulegen.
Lies wie ausstehende Anträge dein Guthaben beeinflussen und wie du genehmigte Abwesenheit stornierst.