Aufwandsschätzungen bei Änderungen des Projektumfangs sinnvoll nutzen
Vergleiche tatsächliche Arbeit mit Projekt- und Aufgabenschätzungen, halte abrechenbare Arbeit erkennbar und vermeide doppelt gezählte Unteraufgaben.
Eine Aufwandsschätzung hilft, über die Arbeit zu sprechen. Sie wird aussagekräftiger, wenn du sie mit erfasster Zeit vergleichst und Änderungen erklärst, statt die Zahlen stillschweigend anzupassen.
Das Wichtigste in Kürze
Nutze eine Projektschätzung für den gesamten Auftrag und Aufgabenschätzungen für die eigene Arbeit jeder Aufgabe. Vergleiche sie mit der tatsächlichen Zeit. Ändert sich der Umfang, mache die neue Arbeit sichtbar und besprich ihre Abrechnung gesondert.
Projekt- und Aufgabenansicht unterscheiden
Eine Projektschätzung beschreibt den Gesamtplan. Aufgabenschätzungen beschreiben die Arbeit an einzelnen Aufgaben. Klaq behandelt sie als getrennte Größen, statt die Projektschätzung zu sämtlichen Aufgabenschätzungen hinzuzuzählen.
Die Schätzung einer übergeordneten Aufgabe sollte ihre eigene Arbeit abdecken. Eine Unteraufgabenschätzung gehört nicht zusätzlich in die übergeordnete Aufgabe, nur weil die Unteraufgabe darunter angezeigt wird.
So kannst du die Summe der Aufgabenarbeit prüfen, ohne dieselben geplanten Stunden doppelt zu zählen.
Die tatsächlich geleistete Arbeit erfassen
Nutze Timer oder manuelle Einträge für das jeweilige Projekt und die Aufgabe. Formuliere hilfreiche Beschreibungen und unterscheide abrechenbare von nicht abrechenbarer Arbeit.
Eine Schätzung ersetzt keinen Zeitnachweis. Hat eine Aufgabe länger gedauert, ist die hilfreiche nächste Frage der Grund dafür: zusätzliche Leistungen, Nacharbeit, unklare Anforderungen oder eine unpassende ursprüngliche Schätzung.
Eine Umfangsänderung konkret festhalten
Erstelle oder aktualisiere die Aufgaben, die die geänderte Arbeit beschreiben. Halte das zusätzliche Ergebnis fest und besprich die Auswirkungen auf Zeitplan oder Preis über deinen üblichen Vereinbarungsprozess mit dem Kunden.
Die Aufgaben- und Projektdatensätze von Klaq können dieses Gespräch strukturieren. Sie holen keine automatische Kundenzustimmung zu einem neuen Preis ein und aktualisieren keine ausgestellte Rechnung.
Nutze zum passenden Abrechnungszeitpunkt ein Angebot oder eine klar beschriebene Rechnung und prüfe dieses Dokument gesondert.
Finanzielle Schätzungen mit ihren Annahmen lesen
Wo Berichte zu Projektsätzen und Budgets verfügbar sind, verwenden sie die aktuell konfigurierten Sätze und die erfasste Arbeit. Eine Änderung des Projektsatzes kann diese laufenden Schätzungen verändern.
Neu berechnete Schätzungen schreiben keine früher ausgestellten Rechnungen um. Halte beim Projektvergleich die Währungen getrennt. Eine Summe über mehrere Währungen ist nicht automatisch ein umgerechnetes Geschäftsergebnis.
Häufige Fragen
Ändert eine Aufgabenschätzung den Betrag, den der Kunde schuldet?
Nein. Eine interne Schätzung und eine ausgestellte Rechnung erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Enthält die Schätzung einer übergeordneten Aufgabe automatisch alle Unteraufgaben?
Behandle sie als Schätzung für die eigene Arbeit dieser Aufgabe. Klaq summiert Aufgabenschätzungen, ohne den Aufwand einer Unteraufgabe über die übergeordnete Aufgabe erneut hinzuzuzählen.
Beginne mit Klaq Tracker und nutze den Ablauf vom Angebot zur Rechnung, sobald das Abrechnungsgespräch ansteht.