Neue Kunden einrichten: eine Checkliste vom CRM bis zur ersten Rechnung
Richte den gemeinsamen Kundendatensatz, das Projekt, Aufgaben und Abrechnungsdokumente bewusst ein – ohne eine automatische Übergabe vom Vertrieb zur Rechnung vorauszusetzen.
Ein neuer Kunde braucht einen klaren Weg vom ersten Gespräch bis zur ersten Leistung. In Klaq übernehmen CRM, Tracker und Invoice verschiedene Teile dieses Weges innerhalb des gewählten Arbeitsbereichs.
Das Wichtigste in Kürze
Prüfe den Kunden, ordne die Verkaufschance ein, erstelle das Projekt zur Umsetzung, definiere Aufgaben und bereite das passende Abrechnungsdokument vor. Kontrolliere jede Übergabe, statt anzunehmen, dass die Änderung eines Datensatzes alle weiteren automatisch erzeugt.
1. Den richtigen Kunden bestätigen
Durchsuche das gemeinsame Kundenverzeichnis, bevor du eine Person oder ein Unternehmen hinzufügst. Prüfe Namen und Kontaktdaten und ergänze die Rechnungsinformationen, die du für zukünftige Dokumente brauchst.
Kontakt und Unternehmen sind verschiedene Datensatztypen. Wähle den Typ bewusst und halte ihre Beziehung verständlich fest. Ähnliche Namen allein belegen nicht, dass zwei Datensätze denselben Kunden darstellen.
2. Den Kontext der Verkaufschance festhalten
Halte im CRM den Lead oder die Verkaufschance und die nächste Vertriebsaktivität zusammen. Ist ein Lead qualifiziert, erstelle über die Konvertierung die passenden Kontakt- und Verkaufschancendatensätze.
Dokumentiere, was du über die Arbeit weißt, und bestätige den Leistungsumfang über deine übliche Kundenkommunikation. CRM-Phasen beschreiben den Vertriebsprozess. Sie ersetzen keine Vereinbarung mit dem Kunden.
3. Das Projekt zur Umsetzung erstellen
Erstelle für die Arbeit ein Tracker-Projekt und wähle den passenden Kunden. Trage sinnvolle Projektdaten und, falls vorhanden, eine Aufwandsschätzung ein.
Wähle die Projektwährung sorgfältig, wenn erfasste Arbeitszeit später in eine Rechnung übernommen werden soll. Für diesen Rechnungsablauf müssen die Währungen übereinstimmen.
4. Die ersten Aufgaben konkret machen
Teile die Arbeit in Aufgaben mit klaren Ergebnissen auf. Nutze Fälligkeiten, Prioritäten, Abrechenbarkeit, Checklisten und Kommentare dort, wo sie den nächsten Schritt verständlicher machen.
Die Schätzung einer Aufgabe sollte sich auf ihre eigene Arbeit beziehen. Rechne die Schätzung einer Unteraufgabe nicht nochmals in die übergeordnete Aufgabe ein, nur damit diese vollständig aussieht.
5. Die Abrechnung vorbereiten
Erstelle ein Angebot oder eine Rechnung, wenn es zur aktuellen Phase des Auftrags passt. Prüfe vor der Finalisierung Kunde, Beschreibungen, Preise, Währung und Daten.
Klaq erstellt nicht automatisch ein Projekt, wenn eine Verkaufschance gewonnen wurde, und stellt keine Rechnung aus, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist. Diese Übergaben sind bewusste Schritte, die du prüfen kannst.
Häufige Fragen
Brauche ich drei separate Kundendatensätze?
Nein. Innerhalb des Arbeitsbereichs verbindet das gemeinsame Verzeichnis die Kundenidentität über diese Apps hinweg.
Gehört ein Kundenportal zu diesem Ablauf?
Diese Checkliste beschreibt deinen internen Ablauf im Arbeitsbereich. Sie setzt weder ein Kundenportal noch eine Vertragsunterzeichnung voraus.
Lies mehr über gemeinsame Kundendaten, den Projektumfang und deine erste Rechnung.